RPA-Pilotprojekt überzeugt mit zwei Use-Cases
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Die pbb Deutsche Pfandbriefbank („pbb“) treibt die Digitalisierung immer weiter voran – mit Projekten wie einem neuen Kundenportal, digitalen Kundenund Kreditprozessen sowie Robotic Process Automation (RPA), also dem Automatisieren manueller Tätigkeiten durch Software-Roboter. Mittlerweile hat das Unternehmen 15 Prozesse in unterschiedlichen Fachbereichen wie Credit Risk Management, Finance, Operations und IT automatisiert. Der Einsatz von Software-Robotern ermöglicht so mehr Zeit für komplexere Tätigkeiten. Darüber hinaus wurde in allen Automatisierungsprojekten ein Return on Investment (ROI) von weniger als zwei Jahren erreicht.
Die pbb mit Sitz in Garching bei München ist eine führende Spezialbank für die Finanzierung von Investitionen in Gewerbeimmobilien und öffentliche Infrastruktur in Europa und den USA. Sie gehört zu den größten Pfandbriefemittenten und ist damit zugleich ein wichtiger Emittent von Covered Bonds in Europa. Im Rahmen ihrer Digitalisierungsinitiativen verfolgt die pbb insbesondere die Digitalisierung der Kundenschnittstellen, die Einführung neuer Produkte und Services sowie schlankere Prozesse. Genau hier setzt auch die Unterstützung durch RPA an: bei der Automatisierung einzelner, manueller Tätigkeiten mit Hilfe von Software-Robotern.
„Wir haben in einem ersten Schritt Prozesse identifiziert, die sehr zeitaufwendig manuell erledigt wurden und bei denen es sich um sehr einfache, sich wiederholende Tätigkeiten handelte. RPA war für uns eine Möglichkeit, diese Backoffice-Prozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten“, erklärt Lara Knapwost, Leiterin Center of Excellence RPA bei der pbb.
Ein weiteres Einsatzgebiet für die Software-Roboter waren Prozesse, bei denen immer wieder dieselben Aufgaben auszuführen waren – zudem meist in einer vorgegebenen relativ engen Zeitspanne. Durch die Automatisierung können nun bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit erzielt werden. Für die Umsetzung baute das Unternehmen ein übergreifendes RPA-Kompetenzteam mit Kolleginnen und Kollegen aus den Bereichen IT, Digitalisierung, Finance, Operations, Credit Risk Management und Property Analysis & Valuation auf und holte Sopra Steria als Implementierungspartner an Bord.
RPA-Pilotprojekt mit zwei Use Cases überzeugt
Im Jahr 2018 startete die Pfandbriefbank ein RPA-Pilotprojekt. Dafür wählte das Team nach einer Prozess-Evaluierung jeweils einen Use Case aus den Bereichen Operations und Finance für einen „Proof of Concept“ (PoC) aus.
„Wir wollten die neue Technologie besser verstehen, um einschätzen zu können, ob RPA der pbb den erwarteten Nutzen bringt: Also niedrigere Kosten bei höherer Qualität“, skizziert Lara Knapwost das Ziel des Pilotprojekts. „Konkret automatisierten wir kleinere, klar definierte Prozesse, die sehr häufig durchgeführt werden.“
Beim Use Case im Bereich Finance ging es um Abgleiche im Rahmen des monatlichen Reportings, im Bereich Operations um die Zuordnung von Bank Identifier Codes (BIC) und die anschließende Verarbeitung dieser Daten in anderen Systemen. Die Deutsche Pfandbriefbank schloss beide PoCs im Dezember 2018 erfolgreich ab und hatte damit den Beleg, dass der Einsatz von RPA für die Bank einen Mehrwert liefern würde.
„Die Software-Roboter konnten innerhalb weniger Tage implementiert werden und die Bearbeitungsdauer für die ausgewählten Prozesse reduzierte sich um bis zu 60 Prozent.“
Lara Knapwost
Leiterin Center of Excellence RPA, pbb
Zahlen
- Die Bearbeitungsdauer für die ausgewählten Prozesse reduzierte sich durch die Automatisierung um bis zu 60 Prozent.
- Die pbb hat mittlerweile 15 Prozesse in Fachabteilungen wie Credit Risk Management, Finance, Operations, Property Analysis & Valuation oder IT mit RPA von UiPath automatisiert.
- Die pbb konnte den Return on Investment in allen Automatisierungsprojekten seit den PoCs in weniger als zwei Jahren erreichen.
Die Lösung
Der Roboter für den Bereich Operations wurde durch Sopra Steria mit der RPA-Lösung von UiPath entwickelt. Für die Wahl von UiPath sprachen unter anderem der hohe Funktionsumfang, bestehende Referenzkunden sowie insbesondere die intuitive Bedienung.
Der RPA-Pilot im Bereich Operations wurde so realisiert, dass er nach der ersten Testphase mit nur wenigen Anpassungen schnell produktiv gesetzt werden konnte. Seitdem übernimmt der Software- Roboter das Mapping von Banken-BICs und deren weitere Verarbeitung in anderen Systemen.
Sopra Steria unterstützte die pbb darüber hinaus bei der Auswahl von geeigneten Prozessen für eine Automatisierung, bei Schulungen zum Aufbau des notwendigen Know-hows, bei der Auswahl der RPASoftware, des Lizenzmodells und der Architektur der RPA-Plattform sowie schließlich bei der Installation der benötigten Komponenten.
Natürlich wurden darüber hinaus auch sicherheitsrelevante Fragen, technische und organisatorische Rahmenbedingungen sowie regulatorische Anforderungen für den Einsatz von RPA definiert. Mittlerweile ist UiPath als RPA-Software unternehmensweit im Einsatz, unter anderem auch mit Task Capture zur einfachen Erstellung von „Process Definition Documents“ (PDD).
Ein Blick in die Glaskugel: von RPA zu KI
Die Bank sieht die Automatisierung von repetitiven, regelbasierten Aufgaben mit strukturierten Daten als ersten Schritt auf dem Weg zum Einsatz von KI. In den nächsten Jahren will das Unternehmen sich hier kontinuierlich weiterentwickeln. Ziel ist die Automatisierung komplexer Prozesse mit unstrukturierten Daten mit Hilfe von Machine Learning Tools (Cognitive Automation).
Dezentrales Modell
Inzwischen hat die Spezialbank rund 40 Mitarbeiter zum RPA-Designer bzw. RPA-Analysten ausgebildet und dafür eigene Schulungsunterlagen entwickelt. Diese identifizieren Prozesse mit Automatisierungspotenzial und entwickeln anschließend eigenständig innerhalb des Fachbereichs Software-Roboter. Fachbereiche, die keine eigene RPA-Kompetenz aufgebaut haben, werden weiterhin durch den Bereich Digitalisierung unterstützt. Um den Austausch zwischen den einzelnen RPA-Experten zu fördern, finden regelmäßige Meetings für alle Beteiligten sowie spezielle Expert Circles für die Designer statt.
Aktuell setzt die pbb 15 Software-Roboter ein, beispielsweise beim Reporting, bei Monatsabschlüssen, der Befüllung von Templates oder zum Erstellen von Kundenlisten. Meist handelt es sich um sogenannte „Attended Robots“, die situativ bei Bedarf manuell gestartet werden, etwa für die Migration von Daten. Außerdem kommen einige Unattended Robots zum Einsatz. Hier werden die Roboter zu einem fixen Zeitpunkt automatisch tätig, etwa am späten Abend. Die Roboter kommunizieren dabei hauptsächlich mit Office-Anwendungen, SAP- oder bankspezifischen Systemen.
Prozessoptimierung mit RPA
„Zu Beginn haben wir hauptsächlich kleinere, häufig ablaufende Prozesse mit standardisierten Aufgaben automatisiert, wie beispielsweise das Kopieren von Daten aus einem System in andere Systeme oder Dokumente. Mittlerweile automatisieren wir auch komplexere Prozesse etwa im Einkauf oder bei den Immobilienfinanzierungen“, sagt Lara Knapwost.
Als Beispiel nennt Lara Knapwost das Project Green, bei dem neben den klassischen Kreditrisiken auch Umweltaspekte analysiert werden und in den Kreditprozess einfließen. Für jedes Finanzierungsobjekt erfasst hier ein Software-Roboter unterschiedliche Nachhaltigkeitsmerkmale und Energiedaten, die schließlich in einer Übersicht konsolidiert werden. Mit den bisherigen RPA-Ergebnissen ist die pbb sehr zufrieden. „RPA erlaubt die Automatisierung manueller Prozesse mit vergleichsweise wenig Aufwand, und wir konnten den Return on Investment in allen Automatisierungsprojekten seit den PoCs in weniger als zwei Jahren erreichen“, resümiert der Leiter des Digitalisierungsbereichs.